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発送代行会社へ出荷依頼をする際、留意しておきたいポイント

様々な多くの業務をこなさなければならないEC事業主様やEC運用担当者様からすると、発送代行会社からの問い合わせを煩わしいと感じる方もいらっしゃるかもしれません。

少し気を付けるだけで、その煩わしさから解放されるかもしれません。

今回はCSV受注について、日々現場事務で起こっているエラー・お問い合わせ内容をまとめてみました。

 

 

出荷依頼方法

STOCKCREWでは以下のパターンで出荷依頼を受けます。

 

API連携

事前にWMS (倉庫管理システム)とモールやカートにて設定を行うことで、WMS に自動で受注情報を受信します。

時間関係なくデータを受信し、確認できたものから出荷準備を始めるため発送代行会社への連絡は必要ありません。

APIでの受注は以下のような流れです。

  1. WMSで受注情報を受信
  2. 発送代行会社のスタッフが受信データを確認
  3. 発送代行会社のスタッフが出荷作業を開始

 

CSVデータ取り込み

EC事業主様やEC運用担当者様から、受注情報が入ったCSVデータを頂き、WMSにデータアップロードする方法です。

メール等で発送代行会社にCSVデータを共有する必要があります。(弊社の場合は、slackというチャットツールを使用しております)

CSVでの受注は以下のような流れです。

  1. 受注情報が入ったCSVデータを発送代行会社に共有(出荷依頼を受ける)
  2. 発送代行会社のスタッフがWMSにCSVをアップロード
  3. 発送代行会社のスタッフが出荷作業を開始

 

また、CSVデータ取り込みも大きく分けると2パターンあります。

2パターンに分かれている理由は、発送代行会社が使用しているWMS (倉庫管理システム)と各モールや各カートとのシステム上の相性の問題があるからです。

以下のような状況となっております。

(A) モールやカートから出力するCSVデータ取り込み

どのモールやカートが対応しているかは、発送代行会社を利用する前にご確認ください。

(STOCKCREWの取込可能な主なカートやモールは、Amazon、楽天、Yahoo、shopify、Qoo10など。細かい部分は、実際に依頼いただくときにご相談ください。)

(B) 発送代行会社が指定するCSVフォーマットによるデータ取り込み

発送代行会社がWMS等から出力したフォーマットの形式に沿って、受注情報をEC事業主様やEC運用担当者様に入力していただくことで取り込みを行う方法です。

このパターンが利用されるケースは、(A)で記載されている以外のカートやモール及び自社ECなどとなります。

 

出荷依頼するための工数

出荷依頼の方法は上記のとおり3パターンあります。

API連携<(A) カートやモールから出力するCSVデータ<(B) 弊社専用フォーマットのCSVデータ

の順で人間が介在する部分(手で入力する部分)が増えていきます。

従って、それぞれの手間は以下の通りです。

API連携<(A) モールやカートから出力するCSVデータ取り込み<(B) 発送代行会社が指定するCSVフォーマットによる取り込み

(CSVとAPI連携の作業工数については右記記事もご参照ください。 発送代行 サービスのAPI連携 -EC運用の手間をなくすために知るべきこと

 

そして、人間が介在する部分(手で入力する部分)が増えるということは、どうしてもミスが増えてきます。

人間だから仕方のないことですが、ミスの発生頻度も以下の通りとなります。

API連携<(A) モールやカートから出力するCSVデータ取り込み<(B) 発送代行会社が指定するCSVフォーマットによる取り込み

 

(B) 発送代行会社が指定するCSVフォーマットによる取り込みは、取り込みエラーが起きてしまうことが少なくないです。

その際は、発送代行会社からEC事業主様やEC運用担当者様にご確認のご連絡をすることになります。

EC事業主様やEC運用担当者様は、受注情報の確認に時間を取られるだけではなく、場合によっては、当日発送ができない場合があります。

 

上記のようなことが起きるため、よく起こる取り込みエラーを当社の実例を紹介させていただきたいと思います。

こんなものが取り込みエラーになるのか!

と参考にしていただけると嬉しいです。

 

 

 

受注時によく起きる取り込みエラー

受注時によく起きる取り込みエラーは大きく分けて、入力漏れと入力誤りの2つです。

実際にどんな項目でエラーが起きているのか、以下で説明します。

 

入力漏れ

1つ目は、必須項目の入力漏れです。必須項目とは主に以下の情報です。

  1. お届け先情報
  2. 発送する商品
  3. 発送する商品の数量
  4. 受注コード

お届け先情報、発送する商品・数量など必須項目が入力されていないと取り込みエラーになります。

同じお届け先でCSVデータが複数行になるときもすべての行に情報が入力されていない場合もあります。

弊社では、必須項目欄に色付けし、入力すべき行をわかりやすくすることで解決を図っております。

 

また、受注コードも必須項目ですが、入力されていないことが多いです。受注コードとは出荷のタイトルのようなもので、必須項目となります。

弊社では、(顧客名)-(日付)-(番号) という並びに共通して簡単で分かりやすい受注番号を付けています。

例を挙げると、こんなイメージとなります。

「sc-0401-01」

 

入力誤り

2つ目は、入力誤りです。入力誤りがよく起きる要因や項目は以下の通りです。

  1. 受注コードが重複
  2. 登録されていない商品コードを使用
  3. 住所不備

 

◆受注コードが重複

一度使用した受注コードは使用できません。

同じ受注コードが入力されている場合は、重複エラーで取り込みができません。

主な発生要因としては、再送依頼の際に生じております。

この場合は既に発生した受注コードに枝番をつけて対応します。

処理済みコードのうしろにに「-1」をつけるようなイメージです。

 

◆登録されていない商品コードを使用

システム上で登録されていない商品コードは、CSV取り込み時にエラーとなってしまいます。

リーフレットやノベルティなどWMS上での管理を行っていない場合によく起こります。

システム上での管理を行ってない場合は、事前にご連絡を頂くか、CSVの備考欄に記載があれば対応することが可能です。

 

◆住所不備

郵便番号と住所の不一致番地入力なしなどです。

取り込み自体はできますが、こちらで解消できない場合はEC事業主様やEC運用担当者様へ問い合わせをしております。

 

以上がCSVデータで出荷依頼を受注するときに発生する取り込みエラーの主な内容です。

小さなポイントに気を付けることで、スムーズな発送に繋げることが出来ます。

発送依頼時の参考にしていただければと思います。

 

STOCKCREWの配送代行サービスで日々の入出荷作業はもちろん、商品マスタの設定方法についても記事で紹介しています。配送代行サービスの利用にお悩みの方は是非一度お問い合わせください!お問い合わせはこちらから。